¿Cómo mejorar la comunicación en el trabajo? - ¿Cómo mejorar la comunicación en la empresa?

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Mala comunicación en la oficina

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La comunicación interna

Es importante pensar en la necesidad de crear canales de comunicación viables dentro de la empresa cuando se piense en la productividad. El crecimiento, en gran medida, depende de esto. Generar la participación conlleva a que mejores vías de comunicación se abran.

Por lo tanto, una responsabilidad primaria del líder, así como de los miembros de un grupo de trabajo, consiste en alentar la comunicación y participación.

La comunicación interna tiene el papel fundamental de gestionar de manera estratégica la palabra, el pensamiento y al expresión dentro de la empresa.

La comunicación es tan importante para la empresa como los negocios mismos. Por medio de ella se generan los acuerdos, las negociaciones, los resultados, por eso es tan importante que una empresa sepa comunicarse por dentro y por fuera.

La comunicación que se genere dentro de la empresa tiene que ser transparente, debe evitar engañar a los empleados, a los clientes y ser coherente con la cultura de la organización.

Existen dentro de la comunicación interna algunos puntos importantes que se pueden utilizar como herramientas para comunicar, independientemente de las estrategias que se implementen.

• Carteleras. Recurso económico y efectivo se ubican en un lugar de alto tránsito en la empresa. La información debe ser ordenada, clara y sencilla, además se debe actualizar constantemente.
• Cartas públicas. Se utilizan en general para informar resultados, logros o cambios importantes al conjunto de la organización. Deben ser cortas y dinámicas.
• Manuales del empleado. Son cuadernillos que contienen la misión, los valores y el plan de acción de la empresa, así como también el reglamento general de la compañía, que determina qué acciones están permitidas en la firma y cuáles no. Permiten establecer reglas de forma clara y encausar todas las acciones hacia un mismo objetivo.
• Revistas institucionales. Es importante que los empleados participen de este tipo de iniciativas, ya sea como entrevistados o columnistas para determinados temas ya que "sentirse parte" es un factor que contribuye de manera significativa a la motivación.
• Buzón de comunicaciones y reuniones. Le da la posibilidad a todos los miembros de la empresa de expresarse de forma libre para hacer llegar a los directivos sus opiniones y sugerencias.
• Reuniones. Son un espacio importante para debatir y reflexionar acerca de lo que sucede en la empresa. Su ventaja es que permite una interacción dinámica y directa.
• Internet. Por medio de esta herramienta se genera un abanico de nuevas herramientas, entre ellos, los newsletters, la Intranet o los foros de discusión.
• Newletters. Su ventaja es que no requieren de un soporte de papel, por lo tanto son más económicos. Sus contenidos son similares a los de las revistas internas.
• Intranet. Se trata de una red interna que permite a todos los empleados estar conectados al mismo tiempo. Su principal ventaja es la inmediatez.
• Foros de discusión. Promueve la participación de los empleados y despierta el interés de los trabajadores en los temas que conciernen a la organización

Las estrategias que más se implementan son las que cumplen con tres requisitos: son masivas, simultáneas y unívocas. Debe llegar a todos los empleados, al mismo tiempo y con el mismo mensaje. Independientemente de las herramientas o recursos que se elijan, es fundamental realizar una evaluación constante del proceso. Esto permitirá contar con un mayor control sobre el rumbo y los resultados de las estrategias y metodologías aplicadas y, en caso de que sea necesario, realizar los ajustes correspondientes. De la manera como se entiendan los mensajes las relaciones y el trabajo se dará con éxito o fracaso.

¿Cómo mejorar la comunicación en el trabajo?

Una buena comunicación interna se basa en los siguientes principios:

• La dirección de la empresa deber estar convencida de la importancia de esta actividad y también debe estar dispuesta a compartir información con los empleados.
• Se deben emplear mensajes clave escritos para evitar la distorsión del significado.
• Utilizar herramientas de comunicación adecuadas al nivel de escolaridad de los empleados y los mensajes deben ser preparados por expertos.
• No hay que mentirle deliberadamente a los empleados.
• La información debe ser oportuna, antes que les llegue por otra vía y distorsionada.
• La información debe ser repetida y en pequeñas dosis para que sea comprendida de forma clara.
• Es importante siempre preguntar aquello que no se entendió, no quedarse con la duda de las cosas y especular después, ya que esto puede generar duda, rumores y una mala información.

La comunicación lo es todo. Tome el tiempo y el espacio para necesario para crear el mensaje, si no hay comunicación como resultado sólo se tendrá la ignorancia, el desconocimiento de las cosas, la pérdida de oportunidades y un escaso crecimiento. Comunicar es existir, comunicar es conectar a muchos mundos a un mismo tiempo. La comunicación es la base de todo principio.